.svg)
Je dag begint vaak hetzelfde: koffie, een volle agenda met klantgesprekken en een dossier dat nét even wat aandacht vraagt. Maar nog voor de klok tien uur slaat is je werkdag veranderd in een wirwar van mails, telefoontjes en systemen.
Je logt in bij een geldverstrekker om een status te checken en opent een portaal omdat je klant vannacht iets heeft geüpload. Ondertussen zie je jouw inbox volstromen met weer 12 nieuwe mails. Je telefoon blijft ook maar trillen. Je telefoon trilt: een klant stuurt via WhatsApp een pdf-bestand zonder context. En dan is het pas half tien.
Herkenbaar? Je bent niet de enige!
1. Chaos in communicatie
Klanten communiceren tegenwoordig via allerlei kanalen tegelijk: de één stuurt documenten per e-mail, de ander gebruikt WhatsApp, en weer een ander uploadt alles via een portaal. Dat klinkt handig, maar in de praktijk levert het vaak juist onduidelijkheid en frustratie op, zeker wanneer documenten worden afgekeurd en je moet uitleggen waarom. Soms voelt het zelfs alsof je iets dat krom is recht moet praten richting je klant, omdat niet iedereen automatisch met jouw klant meedenkt.
Daar komt bij dat je vaak pas hoort dat er iets vastloopt wanneer de klant zelf aan de bel trekt. En terwijl je bij de ene geldverstrekker wél korte lijnen ervaart, lijkt het bij een andere alsof je door een gesloten deur praat. Ondertussen zit jij te wachten in de telefonische wachtrij, met nog acht mensen voor je, terwijl jouw klant juist op dat moment antwoord van jou verwacht.
2. Versnipperde systemen
Gemiddeld heb je vijf tot tien verschillende schermen open. Voor elk systeem een aparte inlog, werkwijze en controle punt. Je CRM staat los van je adviespakket waardoor je meer tijd spendeert aan klikken en tikken dan aan adviseren.
3. Procesvertragingen
Procesvertragingen zijn een dagelijks terugkerend struikelblok. Soms ontbreekt er simpelweg een sub-aanstelling, waardoor een dossier stil komt te liggen. Daarnaast verschilt de manier van beoordelen sterk per geldverstrekker: waar de één snel en efficiënt werkt, laat de ander je wachten en lopen de verwerkingstijden flink uiteen. Ondertussen moet je de status van een aanvraag zelf actief ophalen.
Dat alles maakt jou steeds afhankelijker van anderen, terwijl de klant juist jou verantwoordelijk houdt voor de vertraging. Je werk verschuift daardoor van adviseren naar schakelen, navragen, ophalen, herinneren en controleren. En hoe harder je werkt, hoe minder grip je soms lijkt te hebben.
Je bent adviseur, geen procesmanager
Je staat aan het roer van een schip met instrumenten die niet met elkaar verbonden zijn. Alle touwtjes probeer je tegelijk vast te houden, terwijl kostbare tijd verloren gaat die je juist met je klanten wilt doorbrengen. Daar waar je energie uit haalt en waar je goed in bent.
Het landschap is versnipperd geraakt. Wat ooit bedoeld was om je te ontzorgen, kost nu juist tijd, energie en focus. Jij bent adviseur, geen procesmanager.
En de vraag die blijft knagen:
Hoeveel tijd en energie gaat er nu eigenlijk verloren?
In het volgende artikel laten we zien hoe je overzicht terugkrijgt en grip op je dossiers houdt. Vraag jezelf alvast af: Hoeveel tijd en energie gaat er nu eigenlijk verloren?
